Outlook, le client de messagerie de Microsoft, permet de créer des règles lors de la réception de nouveaux emails: ranger automatiquement les messages de tel expéditeur dans tel dossier, par exemple. L’idée des règles, c’est que les messages se comportent mécaniquement en fonction des critères que vous définissez, dès leur arrivée dans la boîte de réception.
NB: Les tests et captures d’écran de ce billet ont été réalisées sur Microsoft Outlook 2007, mais ces actions s’exportent aisément sur des versions plus anciennes ou plus récentes, avec un peu d’adaptation.
Tout se passe dans la barre de menu d’Outlook, dans l’onglet Outils. Il suffit de sélectionner la ligne “Règles et alertes” puis “Nouvelle règle” pour commencer à paramétrer les règles dans l’assistant de gestion des messages.
Plusieurs modèles sont disponibles par défaut et affichent un exemple pour ne pas vous lancer à l’abordage sans savoir. Outlook permet notamment de:
- Déplacer les messages d’une personne en particulier dans un dossier
- Déplacer les messages qui contiennent un mot ou une expression particulière en objet dans un dossier
- Déplacer les messages d’une liste de distribution dans un dossier
- Supprimer automatiquement certains messages
- Marquer les messages émanant d’un expéditeur en particulier
Il est aussi possible de démarrer d’une règle vierge, à élaborer vous-même, grâce une liste de conditions.
Chaque condition sélectionnée apparaît dans le cadre en bas de page. C’est ici qu’il faut spécifier chaque critère en indiquant précisément chaque donnée. Prenons l’exemple d’une règle menant tous les messages d’un expéditeur particulier dans un dossier s’ils contiennent une phrase particulière en objet (Ex: les messages Patrick Dupont, contenant “Mariage de Jean” en Objet, vont dans le dossier intitulé “Mariage“).
Sélectionnez dans la partie du haut, les conditions se référant à cette règle, à savoir:
- De personnes ou liste de distribution
- Contenant des mots spécifiques dans l’objet
Chacune des conditions requises apparaît alors dans le cadre du bas. Un clic sur les données variables (généralement en bleu, comme un lien internet), vous permet de choisir ces données.
Par défaut, la condition “le déplacer dans le dossier spécifié” est déjà présente. Un clic permet de choisir l’un de vos dossiers Outlook.
Dans l’étape suivante, Outlook permet d’ajouter une action complémentaire. Lorsque les messages choisis sont attribués à leur dossier spécifique, il est possible de leur attribuer une catégorie, de les supprimer immédiatement, de ne déplacer qu’une copie dans le dossier et garder l’original dans la boîte de réception, de transférer les messages à un autre destinataire automatiquement, de répondre en utilisant un modèle prédéfini (comme pour un répondeur), de marquer les messages comme lus, d’émettre un signal sonore, et bien d’autres actions encore. Il est aussi possible de ne rien choisir de cette liste…
Dans son étape suivante, l’assistant de gestion des messages vous permet de paramétrer des exceptions, c’est à dire des cas qui remplissent les conditions définies mais qui ne doivent pas suivre la règle s’ils affichent un caractère particulier.
Les exceptions ressemblent à s’y méprendre aux conditions, précédées d’un “sauf si“. Pèle-mêle, vous pouvez exclure des messages s’ils viennent d’une personne en particulier, s’il contiennent des mots spécifiques, si vous êtes l’unique destinataire, etc.
Il ne reste plus qu’à donner un nom à cette règle et à l’activer. A noter qu’Outlook permet d’appliquer la règle a posteriori, c’est à dire, à l’ensemble des messages déjà contenus dans la boîte de réception. Pratique pour trier les emails qui traînent là depuis longtemps. En fonction de votre historique, cela peut prendre quelques minutes.
Alternative ciblée pour définir une règle
Outlook comprend dans sa barre de menu des raccourcis divers et variés, que vous pouvez personnaliser. Il existe un bouton pour créer des règles très simplement, à partir d’un message sélectionné directement dans la boîte de réception.
Cliquer sur ce raccourci en forme de dossier ouvert ouvre une fenêtre présentant les caractéristiques essentielles du message, à savoir son expéditeur, son objet, son ou ses destinataires. Il suffit de cocher celui ou ceux qui doivent être définis comme critères de sélection et de sélectionner une opération dans la partie du bas de la fenêtre.
Les opérations basiques accessibles ici permettent d’afficher le message dans la fenêtre Alerte, d’émettre un signal sonore lors de la réception du message, ou bien évidemment de déplacer ledit message dans un dossier spécifique. Le tour est joué en quelques secondes.
Un bouton “Options avancées” permet d’accéder à la partie présentée précédemment dans ce billet.
